Windows 11 på rekordtid: Sådan gjorde Atea – og CIO’ens bedste råd
Når 1.400 medarbejdere skal opgraderes til et helt nyt styresystem, kræver det en nøje planlagt indsats, samarbejde og en skarp vision. Hos Atea lykkedes vi med en effektiv og succesfuld overgang til Windows 11 på blot otte uger. En lærerig proces, som vi nu deler erfaringer fra – med de fem vigtigste råd fra CIO Sara Amini.
Da Atea besluttede at opgradere til Windows 11, handlede det ikke kun om at følge med udviklingen – det var en nødvendighed. Windows 10 nærmer sig enden på sin supportperiode, og i en verden med stigende sikkerhedstrusler er opdaterede systemer afgørende for at beskytte data og minimere risici.
"En af de vigtigste faktorer bag beslutningen var sikkerhed. Ved at holde systemerne opdaterede kan vi minimere risikoen for hacking og datatyveri," forklarer CIO Sara Amini.
Derudover rummer Windows 11’s nye AI-værktøjer et stort potentiale til at gøre arbejdsprocesser smartere og medarbejdernes hverdag lettere. Opgraderingen blev gennemført på rekordtid – blot otte uger. Bag succesen lå ni måneders forberedelse med workshops, analyser og en nøje planlagt strategi. Her deler Sara Amini sine fem bedste råd, der kan gøre Windows 11-rejsen til en succes.
”En af de vigtigste faktorer bag beslutningen var sikkerhed. Ved at holde systemerne opdaterede kan vi minimere risikoen for hacking og datatyveri,”
Start med en grundig analyse af it-landskabet
Fundamentet for en succesfuld opgradering er en klar forståelse af virksomhedens it-struktur. Processen startede med en detaljeret gennemgang af kritiske systemer og applikationer for at kortlægge afhængigheder og potentielle udfordringer.
"Det er vigtigt at få overblik over, hvad der er forretningskritisk, og hvor eventuelle risici kan opstå," forklarer Sara Amini.
Denne indsats sikrede, at alle nødvendige tilpasninger kunne foretages på forhånd, hvilket reducerede risikoen for uforudsete problemer. Samtidig blev sikkerhedspolitikker justeret for at leve op til de nye krav i Windows 11.
1. Sæt ambitiøse mål – og hold fast i dem
Tidsrammen på otte uger blev fastlagt tidligt og var afgørende for projektets succes.
"En konkret deadline skaber både fokus og fremdrift. Uden den kunne vi nemt have trukket processen i langdrag," fortæller Sara.
Planlægningen begyndte ni måneder før selve udrulningen. Workshops blev brugt til at definere behov og identificere de vigtigste systemer, mens medarbejderne blev opdelt i grupper baseret på deres tekniske behov og arbejdsopgaver. Denne målrettede opdeling gjorde det muligt at optimere ressourcerne og kommunikationen til hver gruppe.
2. Gør medarbejderne til en del af løsningen
En vigtig læring var at gøre opgraderingen relevant og forståelig for medarbejderne.
"Teknologi handler i sidste ende om mennesker. Hvis medarbejderne kan se, hvordan det gavner dem, bliver processen langt lettere," siger Sara Amini.
I kommunikationen blev der lagt vægt på de konkrete fordele ved Windows 11, såsom øget sikkerhed og tidsbesparende AI-funktioner. Visuelle værktøjer som dashboards blev brugt til at vise projektets fremdrift og skabe engagement blandt medarbejderne.
"En af de vigtigste forberedelser i denne type projekter er at hjælpe medarbejderne med at forstå what’s in it for them – det gør hele forskellen," forklarer Sara Amini og tilføjer:
"Alene i det første halve år regner vi med at kunne spare omkring 8.000 timer. Det frigør tid, som medarbejderne kan bruge på mere værdiskabende opgaver”
3. Sørg for agil support og stærke teams
For at håndtere uforudsete udfordringer blev der etableret agile teams, som kunne træde til med det samme.
"Det handler om at være klar til at reagere hurtigt, så eventuelle problemer ikke bremsede projektet," forklarer Sara.
Denne tilgang gjorde det muligt at minimere forstyrrelser og sikre, at overgangen gik gnidningsfrit – selv for de mest komplekse systemer og afdelinger.
4. Vær en synlig og engageret leder
Sara Amini deltog aktivt gennem hele processen og prioriterede dialogen med medarbejderne.
"Som CIO skal du ikke kun lede fra baggrunden. Det er vigtigt at være synlig og skabe tillid ved at være en del af løsningen," siger hun.
Denne tilgang skabte en følelse af tryghed og samarbejde, som var afgørende for at sikre, at opgraderingen blev en succes.
Resultaterne er lovende
De første gevinster ved opgraderingen til Windows 11 er tydelige; Nye AI-funktioner ser ud til at kunne spare tid, især når det kommer til opsætning og konfigurering af software.
"Vores estimat viser, at automatiserede processer kan frigive to til tre timer om måneden pr. medarbejder," siger Sara Amini.
Foreløbige tal viser også, at antallet af supportforespørgsler kan reduceres med op til 7 procent. På denne måde kan it-supporten bruge tiden på større og mere komplekse opgaver, der gavner hele organisationen.
”Det er en stor gevinst, når vi både kan forbedre sikkerheden, gøre arbejdsdagen lettere for medarbejderne og høste de økonomiske gevinster”
En anden fordel ved opgraderingen er den høje hardwarekompatibilitet. Kun 1,6 procent af udstyret skulle skiftes ud – langt mindre end forventet.
"Det er en stor gevinst, når vi både kan forbedre sikkerheden, gøre arbejdsdagen lettere for medarbejderne og høste de økonomiske gevinster," afslutter Sara Amini.