Cisco: Mange har fortsat en lidt gammeldags idé om, hvordan en arbejdsplads skal se ud
Siden 2013 har Cisco været på en bemærkelsesværdig rejse mod at forstå og tilpasse arbejdspladser, der virkelig matcher medarbejdernes behov med et fokus på at indrette mødelokaler og arbejdspladser med teknologien som den primære driver. Den proces har ikke kun transformeret Ciscos mange egne kontorer rundt omkring i verden, men har også givet værdifulde indsigter, som virksomheden nu deler med sine kunder verden over. Flere virksomheder kunne ifølge Cisco med fordel undersøge om deres arbejdsplads lever op til moderne medarbejderes forventninger og krav til effektive møder og gnidningsfrit samarbejde.
Christian Raahave, som er Head of Collaboration Sales Cisco for en række markeder, har mere end 14 år på bagen i Cisco og husker tydeligt, da Cisco selv begyndte at kigge på, hvordan de mange kontorer og mødefaciliteter faktisk blev udnyttet.
”Vi havde en antagelse om, at udnyttelsesgraden var ca. 50%, men den viste sig kun at være på 25%”, siger han.
Disse indsigter førte til en dybere undersøgelse af kontorarealer på tværs af Ciscos mange kontorer, hvilket resulterede i salg af overflødige bygninger og en årlig besparelse på 225 millioner dollars. Medarbejdertilfredsheden steg samtidig markant, fordi Cisco opdaterede de resterende bygninger og mødefaciliteter, hvilket understreger vigtigheden af datadrevne beslutninger.
Fra badgedata til IoT-data
”Det er afgørende, at vi træffer beslutninger baseret på data, og vi har data af langt højere kvalitet til rådighed nu end for år tilbage, hvor vi kun havde badgedata til at analysere på adfærd,” siger Christian Raahave og fortsætter:
”I dag har vi implementeret en række avancerede teknologiske løsninger for at optimere vores og mange af vores kunders arbejdsplads.
Vores videoenheder har indbyggede funktioner til at tælle deltagere i mødelokaler, hvilket giver præcise data til beslutningstagning – vi ved simpelthen meget mere om, hvordan mødelokaler bruges, hvor mange der deltager online og hvor mange, der er fysisk til stede.
Vi har data om, hvordan skærmen i lokalet bruges – eller ikke bruges – og vi kan se om der anvendes kabel eller trådløs tilslutning.
Desuden anvender vi IoT-sensorer til at overvåge luftkvalitet, temperatur og andre miljømæssige faktorer i mødelokalerne.
"Alle disse datapunkter er med til at give os et ret præcist billede af hvordan og hvorvidt møderum anvendes, og om det er indrettet optimalt, så de rent faktisk møder medarbejdernes behov.”
Teknologi – ikke mursten bør definere designet.
Den moderne arbejdsplads kræver fleksibilitet, især i en post-pandemisk verden, hvor hjemmearbejde er blevet normen. Cisco har omstruktureret sit kontorareal fra en 70/30 fordeling mellem arbejdspladser og mødelokaler til det modsatte på baggrund af dataindsigterne. Dette skift har resulteret i flere små, ad hoc møderum, der passer til kortere møder, der i gennemsnit varer 40 minutter, og Christian Raahave vurderer, at mange virksomheder med fordel kunne gå samme vej.
”Ofte er mødelokalerne for store til det faktiske behov. Mødelokaler og arbejdspladsen i almindelighed anvendes på en anden måde end tidligere. Nu skal medarbejderne have en god grund til at komme på kontoret – ikke bare for at arbejde, for det kan de gøre hjemmefra, eller på farten. Den fysiske arbejdsplads skal skabe rammerne for at man kan engagere sig i aktiviteter, der kræver fysisk tilstedeværelse og som giver optimale muligheder for at samarbejde og udveksle idéer ansigt til ansigt. Men uden faktiske data om, hvordan arbejdspladsen faktisk anvendes, er det svært at vide, hvilke knapper man skal skrue på,” siger Christian Raahave og fortsætter: ”Vi ved selvfølgelig godt, at man ikke bare løbende udskifter sit arbejdsplads-design, men vi har udviklet 15 standardiserede møderumstyper, der omfatter alt fra videosystemer, mikrofoner og skærme. Dette er en del af en større strategi, hvor teknologi, og ikke mursten, definerer arbejdspladsens design.
Vores erfaringer viser, at en arbejdsplads, der er tilpasset de reelle behov for fleksibilitet og samarbejde, ikke kun forbedrer medarbejdertilfredsheden, men også virksomhedens bundlinje.
Sammen med Atea, tilbyder Cisco en fuldt integreret teknologisk løsning, der inkluderer identifikation af behov, vejledning i forhold til typer af mødelokaler og som også omfatter fejlmelding og support.
