Laddar meny
Billund Kommune

En lille kommune med sans for kvalitet

Med sine knap 27.000 indbyggere hører Billund Kommune til blandt de mindste af landets kommuner. Og med en tilsvarende lille it-afdeling på blot fem mand kan udskiftning af kommunens telefonisystem hurtigt blive en stor opgave. Men for it- og digitaliseringschef Anders Fihl og hans team var der ingen vej udenom. Det gamle system fra 2008 sang på sidste vers, og Anders havde en klar ambition om at give kommunens medarbejdere, brugere og borgere et nyt og moderne kommunikationsværktøj.

 

It- og digitaliseringschef Anders Fihl havde med sit team brugt god tid på at afdække de forskellige muligheder. Det indebar både besøg hos nabokommunerne for at lære af deres erfaringer og besøg af både Microsoft og Cisco til snak om alt fra teknologi til økonomi og strategi. Det gav Anders Fihl og teamet et par vigtige indsigter både omkring løsning og implementering: 

 

1. Ledelsesopbakning er altafgørende 

”Vi kunne se, at processen med at implementere Skype for Business havde trukket ud i andre kommuner, og vi var selvfølgelig ikke interesserede i, at det skulle ske for os. Det krævede ledelsesmæssig opbakning og strategisk fundering af projektet fra starten, hvilket vi sikrede igennem en klar indstilling af projektet til ledelsen og udarbejdelsen af en implementeringsplan. Det lykkedes os at komme igennem implementeringen i 2016, og det skyldes helt klart, at vi startede det rigtige sted.”  

 

2. Valg af teknologi skal passe til den generelle strategi 

”Selvom Ciscos kvalitetstankegang passer ind i den overordnede filosofi, havde vi et stærkt ønske om at implementere en løsning, der spillede godt sammen med den almindelige brugerdel. Vi havde i forvejen en Microsoft-forretning med Windows-maskiner, så Microsofts UC-løsning passede bedre ind i vores infrastruktur. Vi ønskede at samle bl.a. videomøde-løsningen i brugernes egne pc’er, så man blot skulle tilføje et headset som ekstra udstyr.”   

 

3. Kvalitet kræver specialistkompetencer 

”Vi havde en klar ambition om, at dette skulle være et kvalitetsprojekt fra start til slut. Ledelsen bakkede op om at bruge ressourcer på at sikre kvaliteten, og det indebar blandt andet ekstern projektledelse fra Atea. Du får nemmere ved at få succes med dit projekt, hvis du erkender dine egne begrænsninger. Her er der tale om et specialsystem, og det kræver specialistkompetencer. De findes hos Atea, og ikke hos os, og derfor bad vi Atea løfte projektet for os.”   

 

Et nyt telefonisystem og meget mere til  

Valget faldt på en samlet Microsoft Office 365 licens til at erstatte det gamle telefonisystem og meget mere til. Indstillingen til ledelsen var som en business case, der præsenterede de mange fordele ved en Microsoft Office 365 løsning.   

 

”Med denne løsning skulle vi ikke ud og investere i nyt telefonianlæg og servere. Heller ikke en ny email-server, da data kunne komme i skyen i stedet for. Det var et forslag til ledelsen om tage et strategisk valg om at gå med en løsning, der samlede maildriften og samtidig gav hele organisationen et moderne kommunikationsværktøj med både telefoni, Office og Skype for Business. Mange starter med bare at bruge enkelte funktioner som for eksempel chat og videomøder i Skype, men for os var det omvendt. Vi havde brug for et nyt telefonisystem, så det var den primære funktion for os i Skype-løsningen,” fortæller Anders Fihl.  

 

Kvalitetssikring ved at skrotte mellemmanden  

Med Karsten Markmann, Innovation Manager i Atea, ved roret gik implementeringen af Billund Kommunes nye Skype for Business løsning i gang i begyndelsen af 2016. Alt fra genbrugscentre, tandplejer, sundhedsplejer til skoler, fritidscentre og dagplejere i Billund Kommune fik besøg med det formål at få indblik i hver enkelt lokations specifikke behov til et telefonisystem. Efter hvert enkelt besøg foretog Karsten Markmann implementeringen for den konkrete lokation og vendte et par uger efter tilbage for at undervise brugerne i den nye løsning.   

 

At have den samme konsulent til at stå for både den tekniske konfiguration og brugernes oplæring i systemet var et bevidst valg fra Anders Fihls side:   

 ”Det er vigtigt for os, at der ikke bare kommer en tilfældig Skype-underviser. At det netop er Karsten Markmann, der kender løsningen, fordi han selv har været med til at lave den, sikrer kvaliteten i sidste ende. Han er en alt for dyr underviser, men det er en kæmpe fordel for os, at han hurtigt kan tage hjem og ændre i konfigurationen, hvis han fx opdager en fejlopsætning i systemet, imens han underviser. Det er både tidsbesparende og effektivt at have skrottet mellemmanden på den måde,” fortæller Anders Fihl.  

 

Fokus på uddannelse langt ind i 2017  

I alt har Karsten Markmann og hans team besøgt 49 forskellige lokationer i Billund Kommune i løbet af 2016 og godt 500 brugere har lært at bruge den nye kommunikationsplatform. Men undervisningen af de nye Skype for Business brugere fortsætter i hele 2017 for derved at sikre, at alle fordelene ved løsningen bliver udnyttet fuldt ud. Ifølge Karsten Markmann er det afgørende med et løbende fokus på uddannelse i brug af systemet:    

 

 ”Det er et stort og vedvarende projekt i sig selv at sikre, at brugerne anvender løsningen optimalt. Det gør man bedst ved at blive ved med at vende tilbage til de forskellige muligheder og fordele ved løsningen i løbende ”opsamlingsheats” blandt brugerne,” udtaler Karsten Markmann og forsætter:  

 

”her kan vi sætte fokus på specifikke ting som videomøder, chat, overtagelse af skærme, deling af dokumenter, opsætning af interne og eksterne møder med mere”.

 

Vedligeholdelse og beredskab  

Foruden uddannelse i systemet har Billund Kommune også indgået en særlig vedligeholdelsesaftale med Atea for at understøtte projektets gennemgående kvalitetsprincip. Det består af kvartalsvise eftersyn for at sikre opdatering af servere og selve backend-systemet. Aftalen er også her med Karsten Markmann som omdrejningspunkt for at sikre synergien i at have den samme specialkonsulent til at varetage alle opgaverne omkring løsningen.   

 

Derudover har kommunen en døgnberedskabsaftale med Atea, fordi Skype også er integreret helt ud på plejecentrenes to-vejs apparater på stuerne. Beboerne på plejecentrene skal altid kunne ringe nødopkald, og i tilfælde af tekniske fejl vil Atea gå i gang med fejlsøgning inden for kort tid.    

 

Skype på rådhuset  

På rådhuset i Billund har Anders Fihl og hans team installeret små konferencehøjtalere i alle mødelokalerne for at give medarbejderne mulighed for nemt og hurtigt at foretage telefonopkald med ordentlig lyd via deres bærbare. Enkelte af mødelokalerne har tilmed specialkameraer, der gør det muligt at afholde videokonferencemøder på storskærm.   

 

”Det har været dejligt ikke at skulle ud og investere i specialudstyr. Vi har indkøbt standardudstyr til mødelokalerne, og så virkede det bare,” fortæller Anders Fihl.  

 

”Brugerne i kommunen har taget rigtigt godt imod løsningen. Skype er et kendt brand, og det har vi nydt godt af. Folk har haft en positiv indstilling og et ønske om at gøre brug af fleksibiliteten. Nu er det bare afgørende, at løsningen bliver brugt. Mange kender fra starten kun en lille flig af, hvad Skype for Business kan, og derfor fortsætter vi med at tilbyde undervisning i 2017 for fortsat at inspirere til, hvordan man får det optimale ud af løsningen.”

 

Billund Kommune

Effektiv og billig fjerntolkning

Den nye Skype for Business har givet ekstra god mening for arbejdsmarkedskonsulenterne på jobcentrene og lærerne på skolerne i Billund Kommune. Alle jobcentre har brug for tolke til at hjælpe dem i kontakten med deres ikke-dansktalende borgere. Den nemme og fleksible løsning har sparet Billund kommune mange ressourcer, fordi arbejdsmarkedskonsulenterne blot kan have en fjerntolk med til mødet via Skype på deres bærbare pc’er. Tolken behøver ikke selv have Skype på sin pc, da denne blot får tilsendt til link for at tilgå videomødet.

På samme måde hjælper løsningen også Vestre Skole i Billund, der er modtagerskole for flygtningebørn. De har længe brugt fjerntolkeløsningen flittigt, og Skype for Business gør det nu endnu nemmere. Den intelligente brug af den eksisterende løsning, sparer kommunen for at skulle investere i et eksternt system.

Fleksibilitet og selvbetjening

For Billund Kommunes syv skoler har den nye Skype for Business løsning givet dem mulighed for selv at administrere deres åbne- og lukketider via en hjemmeside samt skrive i klartekst, hvad telefonsvareren skal læse op, hvis de for eksempel holder lukket i et par timer en dag. Det er på mange måder skolerne selv, der bestemmer, hvordan de vil have deres telefonisystem til at virke, og det er en frihed, de ikke har haft før.

Fakta om løsningen 

  • Komplet virtuelt og redundant Skype for Business miljø – inklusive back-end funktioner – med automatisk fail-over 
  • Hertil redundant setup af AudioCodes telefoni gateways til sikring af glidende overgang fra eksisterende løsning
  • Callcenter og receptionistfunktion løses af en Competella løsning
Atea perceived better if you update your browser. Here you will find a new version of Internet Explorer